Maestro Technologies - Logiciel intelligent de gestion pour l’industrie de la construction.

L’impartition informatique : comment tirer son épingle du jeu

L’impartition est un service peu connu à l’heure actuelle des PME et de l’industrie de la construction. Son objectif est de dégager le personnel interne, informatique ou administratif, de tâches informatiques improductives, afin de lui permettre de se consacrer à son activité principale au sein de l’entreprise. En d’autres termes, un organisme externe est mandaté en vue d’assurer la bonne gestion de tâches souvent négligées au détriment des tâches quotidiennes.

La décision d’impartir des tâches dépend, entre autres, de l’importance accordée à la gestion des informations électroniques, du niveau de tolérance aux risques technologiques, de la conviction que les technologies contribuent à la productivité et, finalement, de la vision des TI en général. Dans les faits, l’impartition est-elle une dépense ou un investissement ? Nous vous présentons ci-après une démarche simple pouvant vous éclairer sur le sujet.

Déterminer les raisons

En fonction de l’ampleur de l’entreprise, les gestionnaires disposent ou non des ressources internes ou externes leur permettant de gérer efficacement leur réseau informatique. Premièrement, il est nécessaire de définir les principaux motifs du transfert de certaines tâches à un impartiteur de technologies. Voici quelques exemples :

• pour parer aux limites de capacité en termes de temps et de disponibilité de la ou des ressource(s) en place;
• pour raviver l’évolution technologique (parce qu’habituellement, on pratique plutôt la résolution des problèmes au détriment de l’innovation à valeur ajoutée);
• pour se dissocier de la dépendance envers une seule personne qui n’assume qu’un très bas niveau de responsabilité, spécialement lorsque l’individu est un employé;
• pour avoir accès à un plus large éventail de compétences aptes à relever simultanément une multitude de défis.

Se fixer des objectifs

En deuxième lieu, il est essentiel de définir un ou plusieurs objectifs concrets et mesurables à partir desquels il sera possible d’évaluer la performance d’une impartition de services. En voici quelques exemples :

• une réduction des coûts totaux sur une période de temps donnée, période de 3 à 5 ans;
• une augmentation de la productivité qui peut être la conséquence d’une facilité d’accès à distance par les employés, d’une plus grande rapidité d’accès aux données et applications, ou d’une meilleure intégration des technologies, ce qui permet de traiter un volume de tâches plus important sans augmenter pour autant le nombre d’employés;
• une diminution globale pour l’entreprise des risques associés aux technologies, soit par l’assurance de gestion et de surveillance constante des éléments de risque (anti-x, anti-intrusion, sauvegardes journalières, gestion d’une solution de relève en cas d’incident, etc.)
• Sélectionner un impartiteur

Voici les étapes qui devraient être exécutées et validées avant de recourir à une firme externe :

• Diagnostic de réseau : faire faire un diagnostic de votre réseau informatique, qui documentera votre réseau d’une part, et vous fournira tous les outils nécessaires pour comparer les offres de services, d’autre part.
• Devis d’impartition : faire rédiger un devis simple comprenant les interventions de mise à niveau qui doivent être effectuées, ainsi que les services de gestion du réseau qui doivent être impartis.
• Présélection d’impartiteurs reconnus : en utilisant votre réseau d’affaires immédiat ou des références de vos fournisseurs ou des associations et corporations auxquelles vous adhérez, sélectionnez trois (3) entreprises avec lesquelles vous souhaiteriez développer une relation à très long terme.
• Vérification diligente : à cette étape, il est nécessaire de valider les services offerts par les impartiteurs, leurs méthodes, SLA (niveaux de service promis), la satisfaction des clients actuels, leur expérience en impartition, leur gestion des risques (assurance erreurs & omissions), etc.
• Sélection finale et mise en place des services d’impartition : une fois que vous aurez choisi votre partenaire technologique, la période de transition peut varier de quelques jours à quelques semaines, en fonction de l’état de votre réseau actuel et de l’urgence de vos besoins immédiats.

Il est important de garder à l’esprit que votre impartiteur est votre partenaire. Une entente d’impartition des services technologiques est un outil pour définir et gérer les besoins et les attentes. Peu importe le domaine, les clés du succès d’un bon partenariat sont la confiance, la communication et la bonne gestion des attentes. Tant et aussi longtemps que le client et l’impartiteur sauront s’adapter aux changements qui surgiront au cours de la période de l’entente, les probabilités de succès seront maximisées.

N’oubliez pas qu’au-delà des services qui doivent être effectués dans le cadre d’une entente d’impartition, le but principal est de transférer certaines responsabilités pour assurer une gestion adéquate et sécuritaire de vos données informatiques. Choisir d’impartir ou non certaines tâches est donc une question de gestion des priorités, de besoins et de vision à moyen et à long terme.