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Conseils pratiques pour implanter avec succès

L’implantation fructueuse d’un ERP au sein d’une entreprise dépend d’un certain nombre de facteurs. Faire l’acquisition d’une solution qui répond adéquatement aux besoins fondamentaux de l’entreprise est en effet primordial. Mais il y a plus. L’entreprise et le conseiller qui l’accompagne dans la démarche d’implantation doivent suivre un processus adéquat pour mener le projet à terme et rencontrer les objectifs fixés au départ.

Voici quelques principes à respecter pour assurer le succès du projet :

Les objectifs poursuivis par l’entreprise, en relation avec l’implantation d’un ERP, doivent être clairement établis. Idéalement, on identifiera des indicateurs mesurables avant et après, afin de suivre et de constater les résultats réellement atteints.

Un coordonnateur du projet doit être clairement identifié et avoir le temps nécessaire à consacrer au projet. Il se rapporte à la direction, à laquelle il donne des rapports réguliers d’avancement et de laquelle il reçoit un appui certain pour dénouer les difficultés et problématiques inévitables dans le cadre d’un tel projet.

Il est à noter qu’une participation active de représentants clés au sein de chacun des services concernés par l’implantation de l’ERP est également fondamentale. Les ERP sont des outils configurables qui doivent être adaptés à chaque entreprise par des choix judicieux, tout en tenant en compte des besoins de l’entreprise et des possibilités du système. Ni le logiciel, ni même le conseiller en implantation ne peuvent trouver toutes les bonnes réponses pour l’entreprise.

Le projet doit être adéquatement planifié, c’est-à-dire que les différentes phases doivent être déterminées et situées dans le temps. De plus, les ressources adéquates doivent être libérées, on doit connaître leur rôle et le moment où elles devront intervenir.

Les processus d’affaires principaux doivent être décrits et l’entreprise doit avoir une bonne idée des améliorations qu’elle voudrait y apporter avec l’implantation d’un ERP. La revue de ces processus et la détermination des changements peuvent se faire dans le cadre de discussions avec le conseiller en implantation, qui proposera à l’entreprise divers scénarios possibles.

Un suivi documenté des questions, irritants, problèmes, déficiences rencontrés dans le cadre du projet doit être fait, afin de s’assurer que la responsabilité de règlement et les délais soient clairement établis. Des problématiques bien circonscrites et discutées avec le conseiller en implantation permettent plus facilement à celui-ci de réfléchir à des solutions. Ces solutions sont souvent déjà disponibles au sein de l’application ou des modifications au logiciel peuvent être envisagées.

Une bonne documentation des objectifs, des décisions prises dans le cours du projet et des processus doit être conservée pour consultation ultérieure.

Tous ces ingrédients ne sont pas toujours présents à 100 % dans les implantations réussies, mais ils augmentent considérablement les chances de succès du projet s’ils sont suivis et respectés.