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Tirez-vous le maximum de votre ERP?

Il arrive trop fréquemment que des PME qui acquièrent des systèmes de gestion (ERP) n’en tirent pas tous le profit possible. Elles n’ont pas suivi un processus structuré et se demandent si leur ERP peut réellement leur apporter ce qu’elles recherchent. Ou, plus simplement, elles sous-utilisent l’outil et ne savent pas comment s’y prendre pour en tirer tous les avantages possibles. Dans certains cas, l’entreprise en cause conclura simplement que l’ERP ne livre pas ses promesses. Mais est-ce bien toujours le cas ? Il n’est pas jamais trop tard pour bien faire... avant de vous prononcer relativement à l’ERP, prenez le temps de bien analyser la situation.

La revue des processus en place
Il peut être utile de prendre du recul, afin de rechercher les améliorations et les avantages supplémentaires qui devraient découler de votre ERP mais qui n’ont pas été réalisés à ce jour. Une revue des processus en cause et une analyse interne des enjeux permet normalement d’isoler les failles à corriger ou les éléments à mettre en place afin d’aller chercher les gains souhaités. Si, par exemple, l’analyse de vos processus montre des étapes inutiles, des informations conservées à l’extérieur de l’application (souvent sur Excel), des délais de traitement inacceptables, des erreurs fréquentes, la situation n’est pas acceptable et devrait être corrigée.

L’identification claire et précise des besoins en information
Il est également possible que des informations de gestion cruciales ne soient pas tirées de votre ERP. Ce qui signifie que l’information reçue n’est pas toujours fiable et produite à temps. Votre ERP devrait être la source de vos informations cruciales de gestion. Encore une fois, pourquoi n’est-ce pas le cas ? Où est le problème ? Que peut-on faire pour corriger la situation ? Vous seriez étonné de constater que peu de choses peut-être (une mauvaise compréhension de votre outil et de ses possibilités, la résistance aux changements, etc.) vous empêchent d’obtenir une information fiable et rapide au moyen de votre ERP.

Une bonne communication avec votre fournisseur de solution
Une fois que vous avez établi vos constats, une rencontre avec votre conseiller en implantation permet de discuter de la situation, de revoir les possibilités offertes par le ERP au niveau des éléments qui ont été circonscrits. Parfois, des modifications au logiciel pourront être nécessaires pour donner à l’entreprise les avantages recherchés; mais le plus souvent, vous verrez que vous possédez déjà tout ce qu’il faut pour atteindre de 80 à 90 % de vos objectifs. Il s’agit par la suite de bien planifier le déploiement de cette nouvelle phase d’implantation, tout en respectant les clefs du succès d’une implantation réussie (voir l’article "Conseils pratiques pour implanter avec succès").

Il est également possible que votre ERP puisse vous offrir des avantages additionnels et des gains de productivité auxquels vous ne pensez pas. Une séance de discussion avec votre conseiller en implantation pourrait vous mettre sur des pistes intéressantes. Certaines nouveautés offertes par les nouvelles technologies peuvent vous permettre de sauver beaucoup de temps, ou d’améliorer la qualité de votre information et de votre gestion, avec un minimum d’efforts. L’intégration offerte par l’ERP pour toutes les facettes d’une organisation offre une information commune, fiable et à temps pour l’ensemble de l’organisation. L’efficacité que permet l’élimination des doubles entrées, la réduction des erreurs, l’accès à l’information sont des avantages marqués dont il faut tirer profit au maximum.

L’entrée à distance de certaines transactions, l’accès aux données en mode hors connexion, la transmission électronique de documents aux partenaires, le classement pratique des documents ne sont que quelques-unes des possibilités offertes pas les ERP et qui méritent d’être examinées.

Conclusion
En résumé, il s’agit de faire l’effort de se renseigner, de prendre le temps d’un recul et de la réflexion. Une rencontre avec votre conseiller en implantation peut stimuler une telle démarche et vous aidera à établir les paramètres qui vous permettront d’obtenir un résultat optimal avec votre système de gestion. Ne négligez pas cet aspect. L’efficacité de votre entreprise en dépend.