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Bien définir ses besoins lors de l’acquisition d’un logiciel

Lorsqu’il est question d’acquisition de logiciel, une multitude de choix s’offrent à vous. Quel système choisir ? Existe-t-il une marche à suivre ? Chose certaine, l’étape principale est l’établissement de vos besoins. Des besoins bien perçus au départ et une démarche logique vous mèneront assurément vers la bonne décision. Pour mieux vous guider dans cette démarche, Maestro a rédigé récemment un maestro* LIVRE BLANC qui documente les principaux aspects qui méritent une attention particulière. En voici un bref aperçu.

Objectifs

L’établissement des objectifs poursuivis par l’acquisition d’un nouveau logiciel est le point de départ. Il y a toutefois une nuance à faire entre exigences et objectifs, ces derniers étant plus généraux que les exigences. Par ailleurs, des objectifs législatifs, comme un système se conformant à certaines normes, doivent également être considérés.

Ensuite, il est nécessaire de déterminer l’approche de sélection. Visons-nous à remplacer ce qui est déjà fait par les systèmes actuels ou si nous recherchons plutôt un logiciel adapté à notre secteur industriel ? En fonction de ce choix, il est important de savoir que les logiciels dédiés aux marchés verticaux permettent de mettre en place de nouvelles façons de faire qui optimiseront les opérations. Ceci dit, le plus grand problème associé à cette approche est souvent la résistance du personnel, due à des changements importants dans le travail de tous les jours.

Planification du remplacement

Il est essentiel de planifier le remplacement du système courant. Pour ce faire, plusieurs étapes sont essentielles avant même de considérer quel logiciel il convient de sélectionner.

Grille des besoins
une liste détaillée des besoins permettra de faire ressortir les points et fonctionnalités essentiels de la nouvelle acquisition. Ces besoins doivent tenir compte de ce qui est déjà effectué par votre logiciel actuel, mais également des tâches effectuées par des systèmes parallèles. Une fois la liste complétée, il est essentiel de s’assurer de la pertinence de chacun des éléments avant de passer à l’étape suivante.

Classification des besoins
la classification par classes (aspects financiers, financiers opérationnels ou opérationnels) permet de déterminer dans quelle mesure on souhaite ou on doit avoir un système informatique qui prend en charge deux ou trois de ces classes.

Qualification des besoins
a qualification permet d’évaluer chacun des items en fonction des besoins réels de l’entreprise (exigence - forte, faible ou souhait). Il est également important d’identifier les fonctions dont on ne saurait se passer à ce niveau.

Consultant
plusieurs firmes de consultants possèdent des grilles de sélection préétablies en fonction du secteur industriel. Il faut toutefois être très prudent avec ces grilles. Elles peuvent refléter la réalité d’une entreprise de votre secteur, mais pas nécessairement la vôtre.

Système intégré de gestion d’entreprise (SIE)

Pour chaque industrie ou marché vertical, il existe des systèmes informatiques couvrant au moins deux classes, si ce n’est les trois classes. Ces logiciels devraient répondre à une bonne partie de vos besoins. Cela dit, il est quand même préférable d’établir votre liste de besoins, afin de vous assurer que rien n’a été omis ou oublié.

Nombre d’utilisateurs

Une information importante, qui a généralement un impact considérable sur le coût, est le nombre d’utilisateurs. Avec la plupart des logiciels, le contrôle du nombre d’utilisateurs est effectué par licence ou licence concurrente. La deuxième approche est intéressante, puisqu’elle permet l’acquisition d’un nombre limité de licences, qui sont accessibles par plusieurs personnes. Toutefois, la limitation est qu’une licence ne peut être utilisée par deux personnes au même moment. Cela permet tout de même à un nombre important d’utilisateurs d’avoir un accès potentiel au système et peut s’avérer intéressant lorsque plusieurs utilisateurs n’ont besoin que d’un accès occasionnel.

Communications

Des solutions technologiques sont de plus en plus disponibles. Qu’on parle de l’internet via une ligne installée au chantier, de l’internet mobile pour les portables ou des cellulaires/ordinateurs de type Windows CE, il est de plus en plus facile de demeurer connecté, et ce à des coûts sans cesse décroissants.

Ces solutions font appel à des plateformes émergentes dont le coût et la complexité sont non négligeables. Il importe donc de s’assurer que le besoin est réel et que l’investissement générera un retour sur investissement intéressant.

Autres facteurs

D’autres facteurs décisionnels peuvent influencer votre décision finale. Il est très important de les considérer dès le départ, afin de vous assurer que votre choix y répond.

• Budget
• Durée de l’investissement
• Développement sur mesure nécessaire ou non
• Choix du fournisseur

Conclusion

Le succès de l’implantation d’un logiciel intégré de gestion d’entreprise commence par une bonne préparation, ainsi qu’une bonne réflexion sur les objectifs et les besoins à combler. Si tout ce travail est bien fait au départ, le choix du fournisseur devrait être facilité par la suite.