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Bien gérer ses contacts

De nos jours, il est devenu difficile de bien gérer le grand nombre d’entités et d’individus avec lesquels nous interagissons. Autant les communications sont désormais simples et faciles, autant, parfois, il semble difficile de retrouver les coordonnées des individus ou des entreprises avec lesquels on veut entrer en contact. L’une des raisons à cela est que toutes les informations relatives à ces contacts sont éparpillées en plusieurs endroits et, faute d’un classement central, il est parfois malaisé de s’assurer de la fiabilité des informations dont on dispose. Nous vous proposons un petit retour en arrière sur l’origine de cette confusion.

À l’origine...

Vous souvenez-vous de l’époque où tous vos contacts étaient centralisés dans un cardex? La recherche était bien sûr un peu fastidieuse et assez lente, surtout si le nombre de contacts était volumineux. De plus, bien souvent, toutes les données y apparaissant devaient aussi être copiées dans votre système comptable, si les contacts en question étaient clients ou fournisseurs de votre entreprise.

Le porte-cartes d’affaires et l’agenda personnel permettent de regrouper et d’ordonner les cartes recueillies au fil de vos rencontres. Mais les renseignements précieux qu’ils contiennent, faute d’un classement adéquat, demeurent difficiles d’accès; ils ne sont accessibles qu’au propriétaire et ne peuvent être partagés par tous.

Et maintenant...

Revenons donc à notre propos initial. Existe-t-il un instrument plus efficace pour remplacer tous ces outils ?

Le carnet personnel est bel et bien en voie de disparition. Du moins, sa survie n’est plus assurée depuis l’arrivée des agendas électroniques personnels et des téléphones mobiles perfectionnés. Qui a encore le goût de consulter son agenda papier, alors que toute sa liste de contacts personnels et professionnels se trouve à un ou deux clics de distance? Mais attention à ce que l’information qu’ils contiennent ne devienne pas désynchronisée par rapport aux fichiers centraux du bureau; sinon, leur utilité pourrait grandement en être affectée.

Culturellement, la carte d’affaires reste un point de repère fiable. Elle nous décrit précisément et nous rappelle ceux qui ont a pris la peine de laisser leur carte professionnelle. Souvent, c’est à elle qu’on se réfère lorsqu’un souvenir flou remonte à la surface concernant une rencontre déjà lointaine. Le porte-cartes est donc toujours utile, mais pourquoi ne pas numériser son contenu et l’enregistrer dans une banque de contacts électronique? Avec un bon système de classement par mot-clé, on pourra s’y retrouver sans problème.

Un système de gestion des contacts centralisé?

Maintenant, qu’en est-il de la situation au bureau? Utilisez-vous encore ces classeurs d’une autre époque pour enregistrer les données de tous vos contacts, sous prétexte que l’accès y est facile et rapide? Peut-être, mais cela n’est certainement pas le seul endroit où vous retrouvez ces informations. Elles existent aussi probablement dans votre liste de contacts Outlook, car il est inévitable que vous envoyiez parfois des courriels. Sont-ils aussi vos fournisseurs? Ils doivent alors se retrouver dans la liste des fournisseurs de votre système comptable, et s’ils sont aussi vos clients, alors une deuxième entrée est nécessaire. Peut-être aussi n’avez-vous jamais réellement fait affaire avec certains de ces contacts, mais vous voulez en conserver leurs coordonnées au cas où vous auriez besoin d’eux un jour ou l’autre. De plus, vous voulez savoir comment se nomme la personne contact dans chacune de ces entreprises, et à quel poste vous pouvez la rejoindre.

Il est également avantageux de gérer les changements et les mouvements de personnel. Le fournisseur déménage, le client change de numéro de téléphone ou il ouvre une nouvelle succursale, notre contact depuis vingt ans chez le fournisseur XYZ change d’emploi et se retrouve chez un concurrent. Tenir à jour ces listes sur papier, sous forme électronique ou comptable peut devenir un véritable défi lorsqu’on parle de plusieurs centaines, voire de milliers de contacts.

Alors, un jour, les questions inévitables surgissent :

• Peut-on conserver toute cette information sensible à un seul endroit?
• Peut-on la tenir à jour sans avoir à refaire les mêmes corrections plusieurs fois?
• Peut-on faire des recherches centralisées englobant tous les contacts?
• Peut-on effectuer des envois de courriels à un grand nombre de destinataires à la fois?
• Peut-on synchroniser une liste de contacts Outlook avec une liste centrale?

Avec maestro* tout cela est possible avec le module Gestion des contacts. Toutes les informations relatives à vos contacts se retrouvent centralisées à un seul endroit. Une personne contact devient une entité en soi. Un historique des courriels envoyés est conservé. Vous pouvez facilement sélectionner plusieurs contacts répondant à certains critères et effectuer des envois simultanés. Il est à noter qu’Exchange demeure tout de même le point central de partage de l’information, puisque plusieurs outils mobiles et autres applications y sont intégrés. Ainsi, la Gestion des contacts maestro* synchronise les contacts dans Exchange, qui sont ensuite partagés par l’ensemble des employés de l’entreprise. La synchronisation avec Outlook garantit une parfaite concordance entre votre système de gestion et le reste de vos applications bureautiques. Alors, qu’attendez-vous pour mettre votre classeur manuel à la retraite?