Maestro Technologies - Logiciel intelligent de gestion pour l’industrie de la construction.

Centralisez vos documents

L’information contenue dans les documents amassés au cours des années assure la croissance et la pérennité des entreprises. Le classement, la conservation et l’archivage sont donc des concepts très importants, qu’il ne faut pas négliger. En fait, la gestion documentaire est un métier en soi, mais peu d’entreprises comptent un spécialiste dans ce domaine au sein de leur équipe. Un bon système de classement interne doit donc permettre à tous les employés de retrouver facilement un document classé ou archivé. Un document mal classé peut retarder un projet ou entraîner des délais.

Aujourd’hui, à l’ère de l’informatisation, ce qui était auparavant une information « papier » devient informatisé et il est toujours aussi primordial de retrouver facilement nos documents. Cet aspect est si crucial que des recommandations sur les bonnes pratiques de gestion documentaire sont disponibles, afin de rendre ce travail plus structuré et plus efficace. Sans entrer dans ce type de gestion plus stricte, plusieurs diront qu’un serveur et des répertoires peuvent faire le travail efficacement. Par contre, la création massive de répertoires et de sous-répertoires ne facilite en rien le travail de recherche. Dès lors, comment rendre le classement plus efficace et quels sont les principaux facteurs de succès?

Avoir un bon outil d’entreposage et de recherche

Comme mentionné plus haut, il est effectivement possible d’utiliser simplement un serveur et d’y créer des répertoires. La structure hiérarchique devra alors être pensée et partagée par tous les usagers. La recherche Windows est alors facilement accessible. Il existe également d’autres applications de recherche gratuites, telle que Copernic Desktop Search, disponibles sur le Web. Mais est-ce le moyen le plus efficace?

Dans le domaine de la gestion documentaire, on retrouve effectivement des applications spécialisées plus performantes. Il suffit de faire une recherche sur le Web pour y trouver une multitude d’outils spécialisés. Systèmes de gestion documentaire, systèmes de gestion intégrée d’informations et de documents électroniques, intranet de gestion documentaire, etc. Par exemple, SharePoint, de Microsoft, est un outil permettant une gestion documentaire avancée (voir l’article « Des solutions Microsoft à votre portée »). Le fonctionnement de cette application permet de regrouper les documents sur un ou plusieurs sites ou listes, et d’utiliser des liens ou les différentes options de navigation et de recherche disponibles, afin d’accéder rapidement aux documents. Dans des cas spécifiques, des « collecticiels » (workflows) permettent également le transfert automatique d’information entre les utilisateurs, assurant ainsi une meilleure communication des informations entre les différents services de l’entreprise.

Vous utilisez maestro* comme logiciel de gestion? Sachez que maestro* offre également la possibilité de joindre des documents à une option ou une transaction générées par le système, par le biais de son module Gestion des documents. En utilisant ce module, il sera plus aisé de retrouver les informations relatives à une transaction particulière. Outre le fait que l’on puisse attacher des documents manuellement, un certain nombre de documents peuvent également être générés et attachés directement dans maestro*.

Dernière version facile à identifier

Peu importe l’outil adopté, il est primordial d’éviter les doublons de documents et de s’assurer que la dernière ou la bonne version du document est facilement identifiable. L’utilisation d’une mauvaise version d’un document peut occasionner des problèmes facilement évitables (pertes de temps, pertes d’argent, etc.). Il est donc indispensable de se doter d’un registre de suivi ou d’une méthode qui permet d’identifier rapidement la dernière version d’un document. Certaines applications permettent une gestion automatisée des versions des documents (par ex., 1.0 – version publiée, 1.1 – version brouillon suite à la version 1.0, 2.0 – prochaine version publiée, etc.).

Conservation des versions périmées

Bien que l’utilisation d’une ancienne version d’un document ne soit généralement pas souhaitable, il est possible que vous ayez besoin de la consulter à des fins de référence. À cet égard, il peut donc être très utile de conserver dans un endroit bien identifié, sur votre serveur ou dans votre application, les versions passées de vos documents importants (par exemple, des devis, des propositions, des listes de prix, etc.). On ne sait jamais quand ces anciennes versions pourront nous être utiles.

Copie de sûreté

Comme toujours, tout document enregistré sur un support informatique nécessite une procédure d’enregistrement de copie de sécurité sur une base régulière. Rappelez-vous qu’en cas de bris de vos équipements informatiques, ces copies peuvent être très précieuses. Il est donc essentiel que votre entreprise possède un bon système automatisé de copies de sûreté pour l’ensemble de vos documents. Nous avons d’ailleurs déjà rédigé un article à ce sujet dans un numéro précédent (voir dans nos archives « Vos copies de sûreté : votre passé et votre futur sont entre vos mains »).

Peu importe le choix de votre outil, sachez qu’il est primordial que votre information soit centralisée, structurée et classée selon une méthode clairement définie et partagée entre tous vos employés. L’efficacité de vos recherches en dépend!