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L’importance des prévisions de coûts

Dans un environnement compétitif, la capacité à estimer les coûts à venir peut faire le succès d’une compagnie de construction... ou expliquer son échec. La rareté de ressources qualifiées et une pression à la hausse sur le prix de certaines matières premières sont des facteurs rendant l’exercice encore plus complexe. L’expertise nécessaire à l’accomplissement de cet exercice s’exprime aussi bien au moment de la préparation de l’estimation pour un projet potentiel que dans le cadre du suivi régulier d’un projet en cours. Une organisation ayant un processus rigoureux à cet égard a donc la capacité de repérer à l’avance les problèmes potentiels de rentabilité, en plus de pouvoir améliorer la justesse de ses prévisions.

Selon le document Pratiques Exemplaires en matière de comptabilité pour l’industrie de la construction, publié récemment par l’Association canadienne de la construction (ACC), l’estimation des coûts totaux d’un projet est une donnée essentielle à la constatation des produits (reconnaissance des revenus) pour les compagnies de construction. En effet, celles-ci sont généralement tenues d’avoir recours à la méthode de l’avancement des travaux, ce qui ne sera que renforcé avec l’adoption éventuelle des normes comptables internationales. Or l’ACC recommande de déterminer l’avancement des travaux en comparant les coûts réels aux coûts totaux prévus, plutôt que de se fier à la facturation à ce jour ou aux certifications effectuées par les architectes et/ou ingénieurs. L’approche recommandée par l’ACC correspond aux exigences de certains utilisateurs externes importants des états financiers, comme les banques et les sociétés de cautionnement.

Il est donc recommandé aux dirigeants des entreprises de construction de revoir leur processus de prévision de coûts, afin d’en évaluer l’efficacité et d’isoler les risques d’erreurs. Les solutions logicielles utilisées à cet égard peuvent faire une grande différence. Une organisation qui utilise plusieurs systèmes d’information peut se retrouver avec des données irréconciliables et de multiples entrées pour la même information, entraînant ainsi un exercice exigeant, qui demande beaucoup de temps en plus de fournir des résultats qui ne sont pas fiables ou à temps. Par exemple, certains utilisent un système autonome pour l’estimation, ont recours à Excel pour les projections de coûts et la facturation, en plus d’utiliser leur système financier de base. Il devient alors très difficile, voire impossible, de faire concorder les informations et surtout, d’utiliser une information pertinente et à jour pour effectuer les estimations et les prévisions. Les estimations risquent alors de ne pas tenir compte des prix de main-d’oeuvre ou de matières les plus récents, et les coûts à venir peuvent être déterminés sans bien connaître les coûts réels.

Nul doute que le recours à une solution intégrée pour la gestion de l’ensemble des fonctions susmentionnées facilite de beaucoup l’efficacité du processus et réduit les risques d’erreurs, tout en fournissant aux dirigeants l’information désirée en temps opportun, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées. Cette solution assure une préparation de l’estimation avec les coûts les plus récents et une conversion aisée de cette estimation en budget pour le suivi des coûts réels. La facturation effectuée au sein du système permet une reconstitution aisée des revenus comptabilisés. L’entrée des données de projections par les chefs de projet au sein d’un outil intégré permettant de visualiser à la fois les coûts réels, engagés, et les effets sur les coûts de l’ensemble du projet de certains scénarios de coûts à venir (entrés sous forme de coût unitaire, de quantité ou de coûts totaux), rend l’exercice moins fastidieux et stimule leur participation au processus. Les risques d’erreurs sont aussi diminués par la possibilité de comparer les nouvelles prévisions à celles produites antérieurement ainsi qu’au budget initial. Enfin, en tout temps, la direction peut consulter dans un tableau de bord des informations clés et/ou les projets dont la rentabilité (à jour ou prévue) déroge des normes établies.

Une solution logicielle intégrée et un processus rigoureux permettent donc une amélioration constante des compétences de l’entreprise en termes de prévisions. Cette amélioration constitue sans aucun doute un avantage concurrentiel indéniable pour se démarquer, atteindre ses objectifs de rentabilité et réduire les risques.