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Simplifier la validation de nos processus d’affaires

La simplicité devrait être recherchée dans tout. Une bonne façon pour une entreprise d’atteindre cet objectif passe par l’optimisation de ses processus d’affaires. De son entrée au résultat final, une information devrait cheminer, d’une étape à l’autre, jusqu’à son emplacement final dans nos états financiers. En un cycle continu, des milliers d’informations sont capturées par les diverses fonctions d’entrées, évoluant d’un état à l’autre, ou d’un type de transaction à l’autre.

La difficulté face à ce volume de données est de s’assurer de l’acuité et de la qualité de l’information. Pour tout entrepreneur, être certain de ne pas trop payer ses fournisseurs, de payer ses employés adéquatement et de n’oublier aucune facturation à transmettre à ses clients constitue une nécessité, car cela peut avoir une incidence sur la survie de l’entreprise.

Ce processus continu se complique quand l’information est transférée d’un outil à un autre ou d’un système à un autre. Au fil des ans, bien des entreprises se sont dotées de divers outils informatiques et de procédures manuelles pour traiter cette masse d’informations. Il en résulte des processus complexes, manipulés par plusieurs personnes, et dont le résultat final est loin d’être garanti. Pour éviter toute erreur, on y ajoute en plus des étapes de validation manuelles, elles-mêmes sujettes à erreur.

Un des objectifs de la mise en place d’un système de gestion intégré (SGI ou ERP en anglais) est d’optimiser la gestion des informations opérationnelles et financières d’une entreprise, tout en intégrant l’ensemble des opérations. Malheureusement, bien des entreprises arrêtent leur implantation en cours de route, se contentant souvent de soigner l’aspect financier. Pourtant, en intégrant l’ensemble des informations et en s’assurant qu’une information capturée cheminera à travers ses processus d’affaires établis, l’entreprise pourrait s’assurer de la qualité de ces processus au moyen de quelques validations simples.

Tout d’abord, la paie. Certes, vous pouvez escompter que vos employés s’assureront eux-mêmes de la qualité de votre processus de paie. Advenant des heures manquantes, du surtemps ou des dépenses connexes non payées, ils vous le feront savoir rapidement. L’idée est donc de faire en sorte que les informations servant à produire la paie de l’entreprise aient comme source vos opérations et non pas seulement une feuille de temps fournie au service de paie. Puisque les heures et autres dépenses proviennent des opérations, elles peuvent donc servir à suivre les coûts de projets et vous prémunir contre les dépassements de budgets. Elles peuvent aussi servir à produire la facturation, surtout dans le cas des entreprises de services. En situation d’heures ou de dépenses non payées, on peut remonter la chaîne des opérations pour certifier la validité de la demande, tout en ayant l’assurance que ce qui sera payé à l’employé affectera également les autres opérations de l’entreprise, y compris, le cas échéant, la facturation.

Une autre fonction de validation est la conciliation bancaire. Vous pouvez escompter que votre institution financière vous fournira des états exacts de vos comptes bancaires. Il est donc impératif de faire une bonne conciliation mensuelle et de retrouver une concordance parfaite entre les informations fournies par votre système financier et celles provenant de votre institution bancaire. En cas d’écart, il est impératif de faire une analyse sérieuse et de transmettre à votre système financier les données appropriées. Par exemple, si un paiement est manquant, il est préférable de suivre le processus normal d’entrée des payables et d’y appliquer un paiement, plutôt que de bêtement faire une écriture. Même principe pour les dépenses bancaires et les revenus.

Tout comme vos employés, vos fournisseurs sauront vous rappeler que des comptes fournisseurs sont arrivés à échéance, mais vous ne serez pas nécessairement averti si vous avez versé des sommes en trop. Pour être certain d’éviter ce genre de situation, il est important de mettre en place un processus contrôlé d’acquisition de produits et de services. Le fait d’appliquer une facture sur une commande, et de mettre un processus d’approbation de commandes en place suffit à garantir qu’aucune facture non autorisée ne sera payée.

Pour terminer, un bon tableau de bord avec quelques métriques de mesures bien ciblées de vos activités commerciales et de vos processus saura faire ressortir toute anomalie. L’approche recommandée est généralement de se donner une cible normale avec un écart positif ou négatif raisonnable. Toute mesure hors de ces cibles enclenchera automatiquement des processus de recherche et validation.

La vision qui sous-tend ce processus simplifié de contrôle est la suivante : bien identifier les quelques points d’entrées de l’information, définir le cheminement de cette information dans les diverses activités de l’entreprise, et bien identifier les points de contrôle qui nous donneront l’assurance d’un bon fonctionnement.

Robert Meunier

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