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Comment simplifier votre implantation

La simplicité est un concept que nous croyons tous comprendre. Pourtant, quand nous nous assoyons pour essayer de la définir, nous réalisons que c’est une tâche plus difficile que nous l’avions cru au départ. Pourquoi est-ce le cas? La manière la plus directe de répondre serait de dire que c’est parce que nous sommes des êtres complexes. Individuellement, nous voyons la simplicité différemment, suivant nos expériences et la façon dont nous appréhendons la vie sur une base quotidienne. C’est en fait là ce qui rend notre définition de la simplicité complexe.

Les implantations sont complexes. Elles mettent en jeu des changements significatifs pour plusieurs personnes, et ce, à tous les niveaux de l’organisation. Ces changements sont dispendieux et ils créent une charge de travail additionnelle (productrice de stress) pour le personnel. De plus, les implantations nécessitent une prise de décision et un processus de résolution de problèmes dans le but d’arriver à des solutions adéquates.

L’implantation d’un logiciel doit être vue comme un autre projet de construction. Si c’est la première fois que vous avez entre les mains un projet complexe, vous savez qu’il sera difficile d’accomplir tout ce qui doit l’être pour que le projet soit une réussite totale. Et puisque l’implantation d’un logiciel n’est pas un projet régulier, il peut y avoir certaines interrogations de départ concernant l’évolution du projet. Avoir des experts qui collaborent à votre projet peut aider à diminuer le degré de complexité et apporter une certaine clarté sur la question en faisant appel à leurs années d’expérience, acquises dans différents environnements.

Plan de projet
Discutons maintenant d’approches simples pour diminuer cette complexité. La façon la plus facile est de scinder le projet en plusieurs étapes. Nous allons commencer en élaborant un simple plan de projet, qui se lit comme suit :

1. Définir clairement les attentes et objectifs (communications)
2. Assigner un responsable
3. Déterminer les délais
4. Déterminer les étapes
5. Définir les responsabilités
6. Exécuter le plan avec des suivis périodiques

Attentes
Lors de l’achat d’un nouveau système, des attentes sont créées dans le cadre du processus de vente. Qu’est-ce qui justifie l’achat de ce système? Qu’est-ce qu’on peut attendre de lui relativement à l’atteinte de nos objectifs? Quels sont les éléments premiers qui devront être implantés dans le but d’assurer le succès? Les attentes doivent être clairement définies et communiquées à toutes les personnes qui prennent part au projet. Il est étonnant de voir à quel point, souvent, les raisons de l’achat ne sont pas claires. Il s’agit pourtant d’un point crucial, puisque c’est la première étape si on veut être bien compris par tous et si on veut que l’implantation puisse être gérée de façon simple. La limpidité de ces points rappellera à tous les contraintes de l’implantation et pourquoi il est tellement important de la réaliser. L’équipe d’implantation se référera à ces attentes et objectifs tout au long du projet. En convergeant constamment vers ces attentes et objectifs tout au long du projet, on aura l’assurance que ce dernier est engagé dans la bonne voie.

Étapes de l’implantation et de la formation
Tout logiciel dont on fait l’acquisition comprend une foule de caractéristiques et de fonctionnalités. Si vous adoptez l’approche suivant laquelle il faut absolument implanter toutes les caractéristiques intéressantes, vous allez ajouter un degré de complexité supplémentaire qui augmentera l’envergure du projet. Ce qui pourrait mener à un échec, puisque vous devrez imposer encore plus de changements auprès du personnel, lequel pourrait déjà, sans cela, manifester une certaine résistance. La dernière impression que vous voulez donner à vos employés est que leur charge de travail sera (encore!) augmentée. Vous devez donc vous assurer que les étapes d’implantation et de formation sur le logiciel ont été scindées de façon simple et facile à comprendre. Une fois le logiciel en place et en service, il est possible de commencer à implanter une nouvelle fonctionnalité. Une fois que vos employés réaliseront que le système leur permet d’être plus efficaces dans leur travail, il sera plus facile d’obtenir leur collaboration pour aller plus loin. Ils verront alors le système comme un outil qui les aide à faire leur travail, plutôt que comme un inconvénient qui leur apporte une charge de travail supplémentaire.

Revue des processus
Trop souvent, les clients font l’erreur de conserver leurs anciens processus d’affaires, lesquels fonctionnaient bien avec leur ancien système. Mais ils découvrent vite qu’ils ne fonctionnent plus aussi bien avec le nouveau système. Revoir ces anciens processus dans le but de travailler avec le nouveau système simplifiera votre implantation. Il est important de se souvenir que tous les processus existants peuvent être optimisés et améliorés en utilisant les nouvelles caractéristiques et fonctionnalités disponibles avec le nouveau système. Les clients peuvent alors affronter la question : « Qu’est-ce que le système peut faire pour m’aider à faire mon travail quotidien de façon plus efficace et efficiente? » Réviser les nouvelles caractéristiques et fonctionnalités les obligera à mettre l’emphase sur ce qu’ils peuvent faire dès maintenant. La charge de travail du personnel peut être diminuée si un examen rigoureux de ces processus est fait de manière appropriée, en utilisant le nouvel outil.

Prise en charge du projet
Les implantations qui échouent le font souvent parce que le client n’a pas pris le contrôle de son projet. Ça semble simple, n’est-ce pas? On croit souvent, à tort, que le contrôle revient au fournisseur du logiciel. Or, comme c’est le cas pour tout projet de construction, la prise en charge du projet doit toujours demeurer entre les mains du client. Le fournisseur ne fait qu’assister et aider à gérer l’implantation. Le client doit en être responsable, veiller à ce que le projet avance et fournir une implication constante dans le processus de décision. Très peu ou pas d’implication de la part de la direction mènera à l’échec.

Échéancier
Tous les projets ont une date ou plusieurs dates butoir. Établir des échéances justes, raisonnables et atteignables est crucial pour l’engagement de tous. Ces dates d’échéance, une fois déterminées, doivent être acceptées. Elles peuvent être établies sur la base de l’implantation individuelle de nouveaux modules, de fonctionnalités critiques qui doivent être mises en fonction avant tout, ou de l’ensemble du système. Déterminer des phases d’implantation à certains moments précis, en fonction du système, permettra de créer un environnement d’implantation simplifié. Par contre, modifier la date de mise en service à plusieurs reprises augmentera de façon significative le risque d’échec. Toutes les planifications à venir tiendront compte de ces dates butoir. Il est donc nécessaire de réfléchir sérieusement avant de les fixer. Une fois la ou les dates de mise en route déterminées, vous travaillerez à partir de ce point pour établir les jalons et établir leur chronologie. Voici quelques exemples de jalons posés dans le cadre d’une implantation : installation du logiciel, importation des données, création des formulaires, première session de formation, etc. Il est important de choisir des étapes simples. Trop de jalons avec des dates de visée irréalistes ne feront que produire de la frustration chez les membres de l’équipe de projet. Des jalons clairement définis avec des cibles atteignables rendront l’implantation simple et attrayante.

Travail d’équipe
Le représentant du client qui est responsable du projet doit assigner des responsabilités aux autres membres de l’équipe, pour garantir que tous les individus auront un rôle déterminant dans le succès du projet. Le manque de compréhension claire à l’intérieur de l’équipe sur ce qu’il y a à faire entraînera une défaillance sur le plan du respect de l’échéancier. Le fournisseur du système peut aider à définir ces responsabilités lors du lancement du projet. Par exemple, en s’assurant que tous les formulaires de factures, de chèques, etc., sont approuvés et testés par la personne responsable. Il devrait y avoir un délai à respecter pour accomplir cette tâche, afin que la date d’échéance du projet soit honorée. Logiquement, ce travail devrait être effectué deux semaines avant la date de lancement. Ce qui donnera assez de temps pour effectuer des changements, si nécessaire.

Plan de suivi
Pour avoir l’assurance que le projet respecte les balises établies pour une exécution appropriée, un plan de suivi doit être mis en place. Le garder simple est primordial. Des réunions régulières doivent être tenues, au moins une fois par semaine, pour discuter des problèmes qui pourraient nuire à l’avancement. Créer une liste des problématiques en jeu, déterminer qui est responsable du suivi et quand le travail doit être achevé simplifiera la gestion du projet. Si tous les membres de l’équipe utilisent la même liste, tous sauront où les choses en sont rendues et quand ils peuvent espérer saluer la fin du projet. Il est essentiel que la personne responsable du projet tienne à jour une liste des problèmes non résolus et que des suivis réguliers soient faits sur l’avancement de chaque point en litige. Si les cas problématiques n’avancent pas, il est essentiel d’en parler aux personnes concernées et impliquées dans le projet.

En résumé, le moyen le plus facile de gérer la complexité est de scinder le projet en étapes simples. Clairement définir ces étapes et communiquer à l’entourage ce en quoi elles consistent et comment elles seront exécutées durant le projet créera un environnement simple aux yeux de tous les membres de l’équipe de projet. En se référant à un plan de projet clairement préétabli, on s’assure de ne pas complexifier le projet en cours de route; la clarté doit demeurer un objectif tout au long du projet. Conserver la simplicité en tête créera un environnement de travail où tout le monde sera impliqué au même moment et assurera le succès du projet.

Mauro Caprini

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