Maestro Technologies - Logiciel intelligent de gestion pour l’industrie de la construction.

L’essence d’une bonne communication

Le manque de temps, l’utilisation du mauvais médium, le manque de compétence entraînent souvent des problèmes de communication. La communication est un art qui n’est pas maîtrisé par tous. Nous perdons un temps incroyable à mal se comprendre, nous en vivons les frustrations. En être conscient peut nous amener à porter une plus grande attention à la chose. La simplicité dans nos communications est certainement une solution efficace à ce problème.

En tant qu’entreprise, que devons-nous communiquer? À qui devons-nous le communiquer? Comment devons-nous le communiquer? Une fois que ces questions ont reçu leur réponse, il reste à rédiger le message. Simple, direz-vous? Pas si évident.

Rendre la communication efficace et agréable, tel est le but recherché par tous. Mais quelles sont les principales caractéristiques qui assurent la simplicité d’un message, d’un discours, d’un article?

• Aller droit au but : un texte simple comprend un message clair et précis. Le but ici n’est pas de combler le plus d’espace possible, d’avoir le plus de mots possible. Il consiste plutôt à s’assurer que l’idée que l’on veut véhiculer soit bien articulée et qu’elle passe bien. Le rédacteur doit demeurer « concentré » sur cette idée pour être en mesure de la transmettre efficacement. Trop d’informations transmises en même temps ne feront que noyer l’idée principale.
• Texte court : si l’on veut aller droit au but et minimiser le flot d’information, il faut avoir une idée précise de ce qu’il faut dire et l’on doit s’y tenir. Pour ce faire, il est d’abord nécessaire de rédiger un plan et d’y présenter l’information de façon structurée. Être brefs et concis au niveau des idées permettra à nos interlocuteurs de comprendre le message au lieu de l’interpréter. De plus, donner une version abrégée qui donne l’essentiel du message et compléter avec un peu plus de détails pour ceux qui en ont besoin peut être une solution efficace.
• Vulgariser l’information : le vocabulaire utilisé lors de la rédaction du message est très important. Il faut en tout temps adapter notre écriture au public visé. Bien que l’information transmise puisse être technique ou spécialisée dans un secteur en particulier, il est important de tenir compte du fait que certains des lecteurs pourront avoir de la difficulté à bien comprendre ce vocabulaire. C’est pourquoi il est important de vulgariser les informations, afin de les rendre accessibles à tous. Un exemple, un graphique, une image gagnent souvent à être utilisés en vue de bien expliquer une situation.
• Moyen de communication utilisé : le moyen de communication utilisé dépend directement du type de message à transmettre. L’important est de choisir le meilleur outil en fonction de l’objectif à atteindre et du besoin particulier. Une communication verbale est bien souvent plus directe... mais les écrits restent. Un courriel est vite envoyé mais peut se perdre facilement dans la masse de courriels reçus quotidiennement. Doit-on s’adresser à plus d’une personne? Si oui, une réunion de groupe est préférable à des réunions individuelles, à condition que le message à transmettre soit le même pour tous. Sans élaborer plus sur ce thème, il est important de comprendre qu’il est primordial de se poser ce genre de question avant la diffusion du message.
• Respecter l’objectif initial dans une communication verbale : dans le cas d’un échange verbal, il est très important de laisser à notre interlocuteur la possibilité d’intervenir et de faire valoir ses idées. Par contre, il est tout aussi important pour celui qui a initié la conversation de toujours s’assurer que la conversation demeure dans le cadre de l’objectif initial de la communication. Donc, si l’interlocuteur bifurque, il est nécessaire de ramener poliment la conversation vers le thème principal.

Bien que le tout ne soit pas scientifique, il demeure que la justesse et la simplicité du message sont susceptibles de rapporter beaucoup plus de dividendes qu’un long message ou une conversation vide de sens. À vous de voir maintenant si vos communications internes et externes sont vraiment efficaces!

Marie-Josée Lafond

Envoyer un commentaire