Maestro Technologies - Logiciel intelligent de gestion pour l’industrie de la construction.

Une intégration des données qui porte fruits

St-Catharines, Ontario, Canada Retour à l’étude de cas

Gerald Penney, directeur des opérations chez Cotton Inc., nous parle de l’expansion de l’entreprise et de la contribution de Maestro.

Qu’est-ce qui vous a poussé à évaluer puis à choisir maestro*? Quelle était la situation avant l’implantation du logiciel?

G.P. : Nous voulions un produit flexible. Et c’est exactement ce que nous avons obtenu avec maestro*. Windows est apparu à cette époque et ça nous a donné encore plus de souplesse. Maestro* fonctionne sur Windows – pour nous c’était un atout majeur. Mais ce qui a fait pencher la balance, c’est le dynamisme et la qualité du service des gens de Maestro. Ils ne sont pas arrivés avec des slogans vides : ils nous ont donné des réponses claires, précises, spécifiques. Auparavant, j’avais rencontré des représentants de plusieurs autres compagnies, alors quand j’ai découvert les gens de Maestro, la décision a été facile à prendre. Le facteur humain a fait toute la différence. Je savais que je pouvais me fier au personnel de Maestro.estro Technologies, the decision became very easy. They told me exactly what was needed and I took it from there. The human factor made all the difference. I knew I could rely on Maestro’s people.

Quels étaient les autres critères importants pour vous?

G.P. : La versatilité. Maestro* communique facilement avec les autres logiciels et il nous permet d’importer et d’exporter des données sans problèmes. Actuellement, nous utilisons deux logiciels complémentaires très spécialisés : Winfuel pour la gestion du carburant, et MPAQ pour la production du béton. Maestro* se marie parfaitement avec ces deux applications, ce qui élimine la duplication et facilite grandement le travail.

Lorsque vous avez décidé d’implanter maestro*, quels étaient vos principaux objectifs?

G.P. : Notre premier objectif était relié à la comptabilité. Nous voulions aussi mieux servir nos clients. Notre secteur camionnage génère des centaines de transactions chaque jour et nous n’avions pas de système qui nous permettait de gérer l’ensemble des transactions et des données – le type de pierre vendue, le nom du client, l’état des comptes à recevoir, etc. Maestro a créé – à prix très raisonnable – un système qui permet d’intégrer toutes ces données. Nous avons travaillé avec Maestro sur une période d’environ six mois pour faire l’implantation initiale du système. Ensuite, il a fallu environ un an pour implanter le système dans les six compagnies. Maestro a réussi à mettre au point une solution d’ensemble pour toutes nos divisions tout en intégrant nos deux logiciels existants.

Est-ce que le prix a joué un rôle important dans votre décision?

G.P. : Nous avions des propositions de logiciels de trois autres compagnies. Mais Maestro l’a emporté parce que son produit était le plus avancé sur le plan technologique. En plus, le prix était bon et nous savions que le service était excellent.

Pouvez-vous nous donner quelques exemples spécifiques de problèmes que Maestro vous a permis de régler?

G.P. : Notre système de transport par camion est très complexe. Nous achetons de la pierre dans une quinzaine de carrières différentes, mais nous n’avons pas directement accès à leurs bases de données. Alors il nous fallait un système efficace pour faire le suivi exact des transactions de la carrière jusqu’au client, et pour préparer des factures précises. Maestro nous a proposé une solution qui permet d’inscrire le coupon du fournisseur une seule fois puis le système fait le lien directement avec le client. Ainsi, chaque fois que nous chargeons une pierre dans un camion, elle se retrouve sur la facture du client. Maestro* nous permet d’entrer dans le système les comptes à payer et les comptes à recevoir en une seule opération. Cela nous évite les duplications et les pertes de temps. Maestro était la seule compagnie à nous offrir cette possibilité. Pour nous cela était très important parce que c’est dans ce secteur que nous avons le plus de données à inscrire et à traiter. Le système fonctionne très bien. Avant, nous perdions parfois des données. Maintenant, nous pouvons suivre à la trace toutes les transactions, au sou près. Et dans notre domaine, c’est fondamental : il suffit d’une seule transaction égarée pour éliminer le profit d’une journée complète de travail de camionnage.

Cela signifie que dès le début vous avez vu l’impact de maestro* sur vos opérations quotidiennes...?

G.P. : C’est rassurant de savoir qu’on a le contrôle intégral de nos transactions. Récemment, nous avons aussi implanté le système de gestion des véhicules de maestro*. Cela nous permet de gérer l’agenda d’entretien des camions et de faire un suivi très précis du kilométrage, de la consommation d’essence et de tous les frais d’entretien. C’est un système extrêmement efficace et très facile à utiliser.

Avez-vous l’impression que maestro* vous permet de faire des prévisions budgétaires plus précises?

G.P. : Habituellement, nos projets se déroulent sur une période de temps assez courte – un mois ou moins. Nous faisons donc des estimations budgétaires manuelles et nous ajoutons les coûts additionnels et les prévisions de vente. Cela nous permet de faire un suivi sur une base mensuelle ou hebdomadaire. Mais de plus en plus nous nous impliquons aussi dans des projets plus complexes et plus longs – parfois jusqu’à six mois – notamment pour les municipalités. En pareils cas, toute la soumission est entrée dans maestro*, ligne par ligne, à partir d’une grille d’estimation. Nous travaillons actuellement à la mise au point d’une grille modèle pour ce type de projets qui nous permettra de faire un suivi extrêmement précis de toutes les étapes du projet à mesure qu’il se déroule. Nous travaillons en étroite collaboration avec Maestro et nous sommes certains que nous allons développer le produit exact dont nous avons besoin. En faisant un suivi précis des dépenses réelles par rapport à l’estimation, nous pourrons préparer des soumissions encore plus précises à l’avenir. En fait, avec maestro*, nous pouvons établir nos prix de façon plus précise que nos compétiteurs – et donc préparer de meilleures soumissions.

Avez-vous un expert-maison pour le logiciel?

G.P. : Au début, c’est moi qui étais la principale personne-ressource. Maintenant nous sommes deux à être en mesure de former le personnel. Maestro* est facile à comprendre et à utiliser – pas besoin d’être un crack de l’informatique! Mais il faut être patient. On peut créer des applications très simples ou très élaborées – et le résultat final varie en fonction des données saisies. En fait, l’utilisateur peut choisir le niveau de précision qu’il désire.

Avez-vous l’impression que certains aspects de la gestion vous échappaient auparavant?

G.P. : Je n’irais pas jusque là, mais chose certaine, nous ne pouvions pas faire un suivi aussi précis. Quand on soumissionne pour un projet, notre objectif est de faire de l’argent – maintenant nous savons exactement combien nous pouvons faire.

Prévoir les profits avec précision, c’est un avantage précieux!

G.P. : Absolument. Mais peut-être plus important encore, c’est qu’en préparant des estimations de plus en plus précises, on peut mieux contrôler nos marges de profit et ainsi bénéficier d’un avantage concurrentiel.

En tant que gestionnaire, c’est important de savoir exactement où va l’argent et de prendre des décisions basées sur des données solides. Comment maestro* se comparaît-il aux autres logiciels à cet égard?

G.P. : Maestro* est un logiciel qui convenait parfaitement à une compagnie diversifiée comme la nôtre. Pour nous, c’était le choix idéal. D’autres fournisseurs affirmaient pouvoir répondre à nos besoins, mais à l’usage aucun n’a réussi. J’ai essayé différents logiciels, dont le Peveroll de Conac pendant presque une année complète. Pour la gestion de notre division la plus complexe – le camionnage – il ne répondait pas à nos attentes, et même les versions améliorées subséquentes n’ont pas réussi à livrer la marchandise. Même chose pour le service de la paie : c’était un cauchemar! Ce logiciel ne permettait pas non plus la facturation du béton ni la gestion des véhicules. Avec le maestro* nous répondons à tous nos besoins avec un seul système. Même quand je travaille dans une division en particulier, je peux accéder aux autres divisions directement et facilement. En fait, je suis complètement vendu à maestro*...!

Avez-vous eu des problèmes reliés au système?

G.P. : C’est arrivé à l’occasion, pour les mises à jour, par exemple. Mais les mises à jour de maestro* sont livrées avec des instructions pratiques et ça fonctionne très bien dans 99 % des cas. De plus, il est facile de monter un système parallèle pour tester les mises à jour avant de les installer définitivement. Maestro suit de très près les nouveaux développements technologiques et elle fait aussi des améliorations en fonction des besoins des clients.

Comment vos employés ont-ils accueilli l’implantation de maestro*?

G.P. : Tout le personnel de la comptabilité a trouvé que maestro* était facile à utiliser. La plupart ont un ordinateur personnel à la maison et ils connaissaient déjà les applications Microsoft. Et comme maestro* utilise aussi cette plateforme, la transition a été facile. La plateforme Microsoft permet aussi de transférer aisément des documents vers l’extérieur, à la banque par exemple. Et si nous avons un problème, notre personnel appelle chez Maestro – il y a toujours quelqu’un de disponible pour donner un coup de main et répondre aux questions.

Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui recherche un logiciel de comptabilité?

G.P. : Ce que je recherchais en premier lieu, c’était un contact personnalisé. Je voulais que quelqu’un prenne le temps de me montrer comment fonctionne le logiciel et qu’il soit à l’écoute de mes besoins. Je tenais aussi à pouvoir mettre le logiciel à l’essai et à pouvoir le retourner s’il ne convenait pas. Et dans le cas où le logiciel convenait, je voulais ensuite être en mesure de travailler avec les développeurs de l’entreprise. Maestro* n’est pas livré avec un manuel d’instructions, mais il m’a tout de suite semblé convivial et facile à utiliser. Au début, un représentant m’a fait une démonstration avec tellement de fenêtres ouvertes en même temps que j’ai eu peur de ne plus m’y retrouver. Mais maintenant, je fais la même chose...!

Avez-vous l’impression que le fait de travailler avec un système ERP de qualité peut faciliter l’expansion d’une entreprise?

G.P. : Certainement. Prenez notre service des estimations, par exemple : le personnel est passé de deux à sept employés. Et quand nous avons décidé de prendre de l’expansion du côté des grands projets municipaux, maestro* a été d’un précieux secours. Tant que je travaillerai ici, j’espère continuer à utiliser ce logiciel.

Vous avez dit qu’il a été facile de former votre personnel pour utiliser maestro*...

G.P. : L’entrée des données, les comptes à payer et à recevoir, la paie, etc., notre personnel n’en revenait pas de voir comme il était facile d’utiliser les fonctions de base du logiciel. Comme je vous disais plus tôt, le camionnage est notre activité la plus complexe – nous avons plusieurs camions et nous faisons affaires avec plusieurs carrières. Maintenant, nous pouvons même répertorier le type de pierre de chaque carrière et accorder un code de produit à chacune. Avant, notre personnel devait gérer des copies papier et passer continuellement d’une liste et d’un système à l’autre. Avec maestro*, nous faisons les opérations une seule fois, avec un seul système, même la paie.

Est-ce que ça veut dire que vous pouvez facturer vos clients avant même d’avoir reçu la facture de la carrière?

G.P. : Oui. C’était impossible avant l’implantation de maestro*, mais maintenant nous pouvons le faire. Les coupons arrivent au bureau le lundi matin et les factures partent le vendredi.

Qu’est-ce qui vous a le plus surpris du logiciel maestro*?

G.P. : Maestro* est un logiciel pleinement et véritablement intégré. Chaque fois qu’on y ajoute une nouvelle application, on peut profiter des connaissances acquises avec les applications déjà en place. La base commune est solide.
Récemment, un client potentiel de Maestro nous a téléphoné pour savoir si, dans le contexte d’une vérification, on pouvait retracer une transaction effacée ou modifiée. Je lui ai expliqué qu’il y avait différentes possibilités. Par exemple, on peut effacer une transaction avant qu’elle n’ait été inscrite à la comptabilité, mais pas après. Les fonctions de vérification de maestro* sont excellentes. On peut toujours retracer l’origine d’une transaction, ce qui permet notamment d’informer un utilisateur en cas d’erreur. De plus, on peut donner aux utilisateurs des codes d’accès individuels donnant accès à des fonctions spécifiques. Quand j’entre au bureau le matin, je n’ai que quelques clics à faire pour jeter un coup d’oeil aux éléments-clés de chaque division. Je peux aussi examiner des rapports ou faire des analyses plus approfondies et je suis toujours certain de leur exactitude. C’est très rassurant. Maestro* continue de m’impressionner!

C’est un vrai « success story »...

G.P. : Tout à fait!