Maestro Technologies - Logiciel intelligent de gestion pour l’industrie de la construction.

Prendre les moyens pour réussir sa croissance

Victoriaville, Québec, Canada Retour à l’étude de cas

Roger Courtois, directeur des opérations, et Marie-Ève Hermkens nous parlent de leur expérience avec maestro*.

Pouvez-vous nous décrire le processus de croissance de l’entreprise?

R.C. : Plombaction a été fondée par trois actionnaires en 1987. La compagnie a continuellement progressé et, cinq ans plus tard, elle se lançait dans l’usinage de tuyauterie sur mesure et la fabrication de composantes pour les installations de chantier. La préfabrication de la tuyauterie permet de sauver beaucoup de temps sur le chantier. Ici, nous fabriquons dans des conditions idéales. Notre chiffre d’affaires est maintenant de plus de 30 millions de dollars et nous nous sommes spécialisés dans les technologies de pointe.

Plombaction a notamment réalisé des projets pour des centrales électriques, des hôpitaux, des universités, des grands chantiers. Nous avons des spécialistes en climatisation, en chauffage et en tuyauterie, et nous installons aussi depuis peu des technologies nouvelles, comme l’énergie solaire et la géothermie. Plombaction est une entreprise très dynamique et toujours en développement.

En comptabilité, nous avions au départ des systèmes informatiques maison. Mais nous avons décidé d’opter pour maestro* parce que notre système était vieillot et que nous n’étions pas « live ». Il fallait attendre les fins de mois pour que les données soient compilées – nous ne pouvions pas avoir les données en temps réel. En 2003, nous avons décidé d’installer un système qui pourrait cumuler toutes les données au même endroit de façon régulière, et ceci à tous les jours. Nous voulions un système branché. C’est la raison pour laquelle nous avons intégré maestro*. Ce fut parfois difficile et houleux au départ, mais nous en sommes arrivés à un résultat qui est vraiment très satisfaisant. Je n’enlèverais jamais ce système à mon personnel à l’interne. Maestro* nous sauve énormément de temps.

Au début, toutes nos compagnies avaient leur comptabilité indépendante. Maestro* nous a permis d’éliminer cela. Notre but était de relier toutes les informations de tous les secteurs des différentes compagnies. Nous venons de relier le dernier maillon - l’outillage. Nous avons maintenant un seul centre de comptabilité qui fait la facturation de toutes les compagnies, ainsi que les comptes à payer. Il y a aussi un système d’achat et d’inventaire. Toutes les compagnies peuvent y accéder. C’est la beauté du système. C’est vrai qu’il y a encore des ajustements à faire et qu’à chaque changement de version, il faut s’adapter. Mais jamais nous ne retournerions en arrière. Maestro* est utilisé à la grandeur de l‘entreprise. Une compagnie qui est en progression comme la nôtre ne peut pas se permettre de stagner; nous avançons continuellement et c’est parfois nous-mêmes qui demandons un nouveau module. Comme le tableau de bord qui nous permet de visualiser et d’interpréter des résultats plus facilement. Ça donne un portrait global et rapide de l’entreprise. Le président peut facilement l’utiliser et nous n’avons pas besoin de nous adresser à chaque fois à la comptabilité pour produire des comptes rendus. De plus, s’il y a un problème, on le voit rapidement et facilement.

Combien de personnes ici utilisent maestro* quotidiennement?

M-È H. : Nous avons 26 licences et hier nous avons atteint notre maximum. Ça veut dire qu’il y avait 26 personnes à travers toutes les divisions qui utilisaient le logiciel. Nous avons 30 personnes qui pourraient l’utiliser, dont 25 à temps plein.

Nous aussi, nous avons évolué. Nous avons embauché une personne qui est affectée uniquement au système, au développement, à l’implantation et la formation du personnel. Nous avons comme objectif cette année d’amener les gens à utiliser encore mieux maestro* – il y a encore des employés qui utilisent seulement les quelques fonctionnalités qu’ils ont apprises au début. Nous voulons qu’ils utilisent plus à fond le potentiel de maestro*. Par exemple, il y a des rapports que les gens devraient utiliser pour améliorer leur travail et les rendre plus efficaces. Nous avons maintenant un technicien en informatique à temps plein qui travaille aussi sur la maintenance et la prévention. Nous avons des nouveaux systèmes, dont un pour le suivi des camions par GPS. Et avec le nouveau tableau de bord de maestro*, c’est encore mieux : on voit les tendances en un coup d’oeil et on peut réagir plus rapidement.

Avez-vous rencontré des résistances à l’implantation du nouveau système?

R.C. : Il a parfois fallu faire des changements dans l’équipe. Au début c’était très archaïque ici, on marchait « à la mitaine ». En 2003, nous avons commencé à codifier l’inventaire. La construction est un milieu où les outils ont toutes sortes de noms différents, souvent à l’anglaise, et où les gens n’utilisent pas beaucoup les ordinateurs dans leur quotidien. Nous avons commencé par codifier notre inventaire en français et nous avons fait un lexique. C’était la première étape. Elle était essentielle parce que nous avons 42 000 articles! Nous avons codé tous ces articles d’une façon intelligente et facile à interpréter. Ce qui fait que, dès que nous avons un nouveau produit, il vient toujours se placer automatiquement à la bonne place. Les recherches sont maintenant beaucoup plus faciles et les contremaîtres adorent le nouveau système. Aujourd’hui, les erreurs sont minimes et tout le monde apprécie.

Une fois la période d’adaptation traversée, quels sont les principaux avantages que vous avez identifiés?

R.C. : Dans le domaine de la construction, chaque journée perdue correspond à de très gros montants d’argent. S’il y a une journée non rentable sur le chantier, il faut être capable de le savoir rapidement et de réagir aussitôt. Maestro* nous a permis d’avoir cette information. Maintenant nous sommes beaucoup plus proactif. Nous pouvons voir les problèmes tout de suite et corriger. Nous pouvons retracer chaque camion à chaque déplacement. Nous joignons toutes ces informations à notre facturation. Nous sommes exigeants, mais c’est la seule façon de travailler avec des clients importants comme Hydro Québec, qui sont eux-mêmes très exigeants et qui demandent un suivi rigoureux. Nous avons aussi des contrôles cycliques de l’inventaire. Avec un suivi mensuel, c’est beaucoup plus facile de retracer les problèmes et de les corriger. Maestro* nous permet de garder un historique et de retracer les problèmes.

Est-ce que l’implantation de maestro* a eu un impact sur la mentalité de l’équipe?

R.C. : Les contremaîtres se sont habitués à travailler avec le logiciel et la codification. Puis ils ont eux-mêmes demandé l’implantation du même système pour l’outillage, car c’est plus facile et plus clair. Chaque module que la compagnie a fait évoluer depuis quelques années a fait ses preuves. Les employés aussi ont embarqué et ils ont découvert à l’usage que ça facilite leur travail. Maintenant nous ne voyons que très peu d’erreurs dans l’inventaire. Le système nous aide à faire l’entretien des outils de façon impeccable pour chaque utilisation. L’exactitude est essentielle, car sur un chantier chaque erreur est très coûteuse. L’improductivité coûte énormément cher. Il faut toujours avancer et s’améliorer, tout en supportant les employés dans ces changements. Il faut aussi que la direction y croie et supporte les processus à plein – et c’est le cas de notre président.

Est-ce que votre système vous permet de mieux évaluer vos budgets?

R.C. : En effet, énormément. Puisque nous faisons des évaluations périodiques, nous sommes rapidement capables de déterminer si notre budget est respecté - ou même amélioré! Puis, quand le projet est terminé, nous ne nous demandons plus ce qui c’est passé dans le mois qui précède parce que nous avons maintenant des rapports hebdomadaires sur nos budgets d’heures. Et s’il y a eu un oubli quelque part, même dans l’estimation de départ, je peux le voir parce que tous mes équipements et tous mes appareils sont énumérés dans mon projet. Nous nous questionnons énormément à travers nos chantiers. Ça pousse tout le monde à être plus rigoureux.

M-È H. : Aujourd’hui, le système est devenu tellement précieux que nous ne voudrions pas nous en passer, même pour une seule heure !

Un dernier mot ?

R.C. : Les gens de Maestro sont notre équipe externe. On se fie sur eux. C’est comme un partenariat d’affaires. Nous sommes satisfaits de notre système et de notre façon de fonctionner. Nous sommes très exigeants et nous avons besoin de compter sur un soutien constant au besoin. C’est pourquoi nous avons choisi un partenaire sur qui on peut se fier et qui ne fermera pas ses portes dans un an. Avec Maestro, nous savons que nous pouvons aller loin. Nous sommes capables de mesurer nos performances et ça, c’est très important dans le monde des affaires. Il faut avoir des outils pour décider. L’information est fondamentale. Elle est essentielle pour devenir et demeurer un leader dans son industrie.