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Sauvegarde : une procédure essentielle pour assurer la sécurité des données

Ce livre blanc explique la raison d’être et l’importance des copies de sauvegarde des données informatiques d’une entreprise, de même que les différents outils disponibles sur le marché pour assurer cette protection.

• Table des matières
• L’évolution technologique
• Les « vrais » risques
• Procédure de gestion des copies de sauvegarde
• Outils de conservation
  • CD / DVD
  • Bandes magnétiques
  • Fichier journal « Log file »
• Durée
• Fréquence
• Conservation
• Récupération
• Conclusion

L’évolution technologique

Il fut un temps où un incendie était la pire catastrophe qui pouvait frapper une entreprise. Ce genre de désastre pouvait entraîner la perte d’informations irremplaçables et remettre en question la survie de l’entreprise. Pour se prémunir de tels incidents et en limiter les conséquences, l’évolution de notre société a permis le développement et la mise en place de divers moyens techniques comme les matériaux inflammables, les détecteurs de fumée, les bornes d’incendie, les casernes de pompiers, etc. Mais tous les risques sont-ils éliminés pour autant ?

Bien que tous ces moyens demeurent pertinents et très utiles, il faut tout de même s’ajuster à l’évolution technologique. Les données, financières et opérationnelles, des entreprises d’aujourd’hui, ne sont plus simplement consignées sur papier. Nous sommes à l’ère des données numériques. Plus que jamais, il ne fait nul doute que toutes ces données sont concentrées dans une toute petite boîte, dont le format physique est fixe mais dont la capacité de stockage ne cesse de croître. Cette petite boîte est communément appelée « disque dur ».

La perte, même temporaire, de vos moyens informatiques, peut affecter de façon importante les opérations de l’entreprise et avoir des conséquences monétaires importantes. Par exemple, vous pourriez perdre la capacité de maintenir le rythme des facturations, perdre la liste des appels de service en cours et la capacité de répartir les tâches ou les travaux (dispatching), ne plus être en mesure de gérer l’approvisionnement et l’inventaire, etc. L’arrêt de ces opérations aurait des conséquences monétaires non négligeables. Ce qui suffit à justifier un investissement dans une bonne procédure de copies de sauvegarde.

Les « vrais » risques

Contrairement à ce qu’on pourrait croire, les risques de catastrophe se sont accrus de façon importante. En effet, bien que les risques d’incendie soient toujours présents, la probabilité que vos précieuses informations soient perdues pour d’autres raisons est beaucoup plus élevée. Pour vous convaincre, voici une petite liste de causes possibles :

• Défaillance physique du disque dur;
• Défaillance du système d’exploitation (Windows);
• Attaque par un virus, un ver ou toute autre forme de programme malicieux;
• Défaillance d’une application;
• Problème électrique;
• Erreur humaine;
• Attaque perpétrée par un pirate informatique;
• etc.

Si nous considérons le cas de l’erreur humaine, il est incroyable de voir avec quelle facilité un utilisateur, malveillant ou pas, peut effacer le contenu d’un disque dur. Une opération simple mais combien dévastatrice. Simplement en ouvrant «Windows Explorer », en faisant CTRL-A pour tout sélectionner, puis en appuyant sur la touche « effacer » (delete). Et voilà ! Le disque dur est vide et en récupérer le contenu sera excessivement difficile. Le processus de récupération est assez aisé pour un ordinateur de bureau, mais lorsqu’il s’agit d’un serveur, c’est tout autre chose.

Procédure de gestion des copies de sauvegarde

La très grande majorité des entreprises, bien qu’elles gèrent des millions de données informatiques, n’ont pas de procédure de copie de sauvegarde. Quand, elles en ont, elles sont généralement déficientes ou incomplètes. Vous voulez savoir si la vôtre est bonne ? Tout comme pour les exercices d’incendie effectués dans les lieux publics, demandez à votre technicien réseau de rebâtir un nouveau serveur à partir des copies de sauvegarde dont il dispose. Vous pourriez être fort étonné du résultat.

Il est donc nécessaire d’établir une procédure de gestion en cas de désastre informatique, où la copie des applications et données n’est qu’une étape. Voici une petite liste d’éléments à considérer pour l’établissement de cette procédure :

• Liste des applications utilisées, incluant la version, les rustines installées ainsi que tous les modules supplémentaires (système d’exploitation, application de gestion, utilitaires, etc.);
• Copie des paramètres de configuration de ces applications;
• Copie des originaux de chacun de ces programmes ainsi que de toutes les rustines et modules supplémentaires;
• Copie de toutes les données, fichiers, documents, paramètres systèmes, etc.

Outils de conservation

Généralement, les applications changent peu souvent. Il est donc possible de conserver les données sur CD, y compris toute nouvelle rustine et tout module supplémentaire. Au niveau technique, il existe plusieurs possibilités. Il s’agit de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.

Peu importe l’outil choisi, il est préférable, voire même essentiel, dans certains cas, que les fichiers ne soient pas utilisés au moment de l’exécution de la copie de sauvegarde. Toutefois, concernant les bases de données, la plupart ont des modules supplémentaires fonctionnant avec les applications de copies de sauvegarde, qui vont temporairement fermer le fichier pendant la sauvegarde. Par mesure de sécurité, ces modules devraient toujours être installés avec l’application de copie de sauvegarde.

CD / DVD

Pour les petits volumes, graver des CD ou des DVD vierges est le plus accessible et le plus économique des moyens. Pour moins d’un dollar, il est facile de sélectionner vos fichiers importants et de les graver sur un DVD pouvant emmagasiner jusqu’à 7 Go d’informations. Cela fait beaucoup de données ! À titre de comparaison, les données de maestro* dépassent rarement 1 Go. Vous pouvez également utiliser des DVD réinscriptibles.

Bandes magnétiques

Si vos données nécessitent une plus large capacité, on passe alors à la copie sur bande magnétique. Cet outil nécessite l’achat d’un périphérique spécialisé pour l’écriture sur l’unité de sauvegarde sur bande, communément appelée « tape backup ». Les bandes magnétiques ont une capacité beaucoup plus élevée que les DVD et elles permettent l’utilisation de plusieurs bandes, augmentant ainsi la capacité maximale d’une sauvegarde.

Généralement, ce type d’outil de sauvegarde des données nécessite l’intervention d’un technicien compétant pour l’installation et la mise en place de la procédure quotidienne ou hebdomadaire. Une fois que tout est en place, les sauvegardes peuvent être programmées directement dans le système d’exploitation (Windows), puis exécutées à certains moments déterminés. Une fois la copie de sauvegarde terminée, un fichier descriptif (indiquant l’état de la copie de sauvegarde) est créé sur le disque sur, ou transmis par courriel.. Il est primordial de lire attentivement ce document. Il vous indiquera si la copie s’est effectuée correctement ou pas. En cas d’incertitude, vous devriez immédiatement consulter votre technicien.

Leur coût élevé amène souvent les utilisateurs à économiser en réutilisant, souvent pour des périodes de temps fort allongées, la ou les mêmes bandes. Cette pratique est fortement déconseillée. D’une part, avec le temps, à force d’être effacée et réenregistrée, la bande s’use. Dans certains cas, il arrive que bien que l’application ne signale pas d’erreur lors de la copie, le ruban est illisible plus tard lorsqu’on en a besoin. D’autre part, à force d’être déroulée et enroulée à très grande vitesse, la bande magnétique s’étire légèrement, ce qui peut également causer des problèmes lors de la lecture de la bande. Les nouvelles bandes peuvent également soulever un problème, car elles peuvent nécessiter l’achat d’un nouveau périphérique... qui ne sera pas en mesure de lire vos anciennes bandes.

Autre point important : vous assurer d’avoir une bonne copie de votre logiciel de copie de sauvegarde. Souvent, les formats sur bande magnétique sont prévus en fonction de l’application. Donc, seule la même application sera en mesure de relire vos bandes. En cas de catastrophe, il sera nécessaire de retrouver le même périphérique avec la même application pour relire vos bandes.

Fichier journal « Log file »

Pour les plus grandes entreprises, il est possible de générer ce qu’on appelle un « log file », qui est un fichier contenant le détail de toutes les modifications apportées à un fichier de base de données à partir d’un moment déterminé. Habituellement, on effectue la copie de sauvegarde la nuit. Suite à la copie, on efface le « log file ». Ainsi, à partir de ce moment, toute modification aux fichiers sera mémorisée dans ce fameux fichier. Généralement, on l’installera sur un disque autre que celui de la base de données. Donc, si, pendant la journée, une catastrophe se produit, non seulement il sera possible de repartir de la copie de la veille, mais il sera également possible d’appliquer le fichier « Log » dans les données de la copie, remettant ainsi l’état de la base de données à ce qu’il était au moment de la catastrophe. Ce type de procédure peut être très intéressant pour les entreprises ayant quotidiennement un grand volume d’entrées de données.

Durée

De nos jours, vu la capacité des disques, il est possible qu’une copie de sauvegarde demande plus qu’une nuit. Il est alors recommandé d’avoir plus d’un périphérique pour récupérer les données des différents serveurs. L’autre possibilité est de faire ce qui est appelé des « sauvegardes incrémentales ». Dans ce cas, une copie totale est réalisée, généralement la fin de semaine. Par la suite, quotidiennement, seuls les fichiers modifiés dans la journée sont sauvegardés sur bande magnétique durant la nuit. La procédure de récupération peut donc s’accomplir beaucoup plus rapidement. Toutefois, le désavantage de cette approche est qu’il est nécessaire d’avoir toutes les bandes d’une séquence pour être en mesure de récupérer un ou plusieurs fichiers. Cette approche est donc à privilégier uniquement si le volume de données l’exige.

Fréquence

Concernant les données, une copie de sauvegarde régulière s’impose. La fréquence dépend du volume de travail qu’on est prêt à perdre en cas de catastrophe. Par exemple, une petite entreprise peut potentiellement reprendre le travail d’une semaine, se résumant souvent à quelques heures par personne. Elle se contentera habituellement d’une sauvegarde hebdomadaire, alors qu’une grande entreprise ayant plusieurs dizaines d’employés, voire des centaines, optera pour une sauvegarde journalière.

Conservation

Où devriez-vous entreposer vos CD, DVD ou bandes magnétiques ? Certaines entreprises conservent une copie du disque dur d’un ordinateur sur un autre ordinateur, les bandes sur le serveur, etc. Cela n’a rien de très rassurant. En cas d’incendie, par exemple, les copies sont perdues avec l’original. La même chose se produit en cas de vol. Il est préférable de s’assurer de conserver une copie de sauvegarde des données dans un autre endroit sécuritaire, où se retrouveront également les données originales. Une possibilité est de quitter tous les jours le bureau en emportant les copies de sauvegarde chez soi.

Avec Internet, de nouveaux services deviennent de plus en plus accessibles. De nouveaux services permettent la sauvegarde de vos données à l’extérieur de vos édifices en copiant les fichiers directement par Internet. La technologie permet maintenant le cryptage des fichiers par mesure de sécurité. Le résultat final est une copie de sauvegarde quotidienne de vos données à l’extérieur des murs de l’entreprise.

Récupération

En terminant, plusieurs services très spécialisés, et généralement dispendieux, peuvent être utilisés pour récupérer des fichiers sur des disques durs ou des bandes défectueuses. Si vous perdez vos données et que vous n’avez pas de copies de sauvegarde, tout n’est pas perdu. Mais pourquoi prendre ce risque ?

Conclusion

En résumé, il est absolument essentiel d’établir une bonne procédure de copie de sauvegarde avec des outils informatiques performants. Et de grâce, ne lésinez pas sur les coûts. Tout comme pour les assurances, c’est un investissement qui peut vous prémunir contre le risque de désastre informatique. Et il est aussi essentiel d’en valider le résultat. Une fois par année, tentez une récupération totale de vos données. Ainsi, vous pourrez dormir l’esprit tranquille, puisque quoi qu’il arrive, vos données sont disponibles en tout temps.